選び方
会計事務所の進捗管理システムの選び方
会計事務所の進捗管理は、Excelや紙の管理表、汎用のタスク管理ツール、会計事務所向けのシステムなど、いくつかの方法で行えます。それぞれの向き不向きと、システムを選ぶときに確認したい点をまとめました。
このページは、進捗管理システム iSone forone を提供する株式会社AQUARIZEが書いています。
進捗管理の3つの方法
| 方法 | 向いている事務所 | 気をつけたい点 |
|---|---|---|
| Excel・紙・ホワイトボード | クライアントや職員が少なく、所長が全体を直接見られる事務所 | 更新が担当者任せになりやすく、最新の状態か確かめにくい。事務所の外から見られないことが多い |
| 汎用のタスク管理ツール | 業務の流れを自分たちで設計し、ツールに合わせて運用を作れる事務所 | 会計入力・決算・年末調整といった業務の型や、顧客ごとの必要書類の管理は、自分たちで作り込む必要がある。人数に応じて料金が上がる料金体系も多い |
| 会計事務所向けの進捗管理システム | 担当制で、所長や責任者が複数の担当者の進捗をまとめて把握したい事務所 | 事務所独自のやり方にどこまで合わせられるか、無料体験などで事前に確かめる |
システムを選ぶときに確認したい7つのポイント
-
管理したい業務に対応しているか
会計入力のような毎月の業務と、決算・年末調整のような時期が決まった業務では、管理の単位が違います。法人の決算月ごと、個人の年度ごとなど、業務に合った単位で一覧にできるかを確認しましょう。
-
作業の段階を事務所のやり方に合わせられるか
「資料受領 → 入力 → 確認 → 報告」のような作業の段階は、事務所ごとに違います。段階を自分たちで設定できるかが、使い続けられるかの分かれ目になります。
-
顧客ごとの必要書類を管理できるか
同じ業務でも、顧客によって必要な書類は違います。書類の不足に早く気づけるかは、繁忙期の手戻りを減らすうえで重要です。
-
担当者が替わっても引き継げるか
クライアント情報、過去の打ち合わせ内容、申し送り事項がシステムに残っていれば、退職や異動のときも次の担当者がすぐに状況をつかめます。
-
事務所の外からも確認できるか
クラウド型であれば、外出先や自宅からも進捗を確認できます。ソフトのインストールが必要かどうかも確認しておきましょう。
-
料金は人数で変わるか
1人あたりの料金がかかる料金体系では、職員が増えるほど費用が上がります。今後の人数の変化も考えて、年間の費用を比べましょう。
-
実際の業務で試せるか
画面の見やすさや操作のしやすさは、資料だけではわかりません。無料体験などで、実際のクライアントや業務を登録して試せるかを確認しましょう。
iSone forone の場合
| 管理できる業務 | 会計入力・決算業務（法人は決算月ごと、個人は年度ごと）・年末調整 |
|---|---|
| 作業の段階 | 業務ごとにカテゴリを設定でき、カテゴリごとに作業日・担当者・作業時間を記録 |
| 必要書類 | 顧客ごと・業務ごとに登録 |
| 引継ぎ | クライアント情報、打ち合わせ内容、備考を記録 |
| 利用環境 | クラウド型。パソコン・タブレット・スマートフォンから利用でき、インストール不要 |
| 料金 | 月額10,000円（税抜）で利用人数は無制限 |
| 無料体験 | 30日間の無料体験あり |